Persondatapolitik

Viborg HK har i forbindelse med EU’s skærpelse af persondataloven udarbejdet en side med information om, hvordan vi som klub behandler dine data. Nedenfor er information om Databeskyttelsesforordningen og hvordan Viborg HK inkorporerer denne i klubbens arbejde.

Fra d. 25. maj 2018 træder skærpelsen af Databeskyttelsesforordningen i kraft og baserer sig på EU’s krav for behandling af data. Formålet med den nye lov er at styrke beskyttelsen af de personoplysninger som virksomheder, organisationer osv. indsamler. 

I Viborg HK indsamles persondata ved køb af produkter i klubben inkl. sæsonkort og sponsorater. Deltagere i konkurrencer på sociale medier, eller personer der skriver sig op til nyhedsbrev afgiver også persondata til Viborg HK. Med selv de mindste persondata er det vigtigt for Viborg HK, at beskytte disse oplysninger så brugere oplever størst mulig fornøjelse af deres engagement i Viborg HK. Derfor arbejdes efter at overholde reglerne i forordningen.

Læs mere om Databeskyttelsesforordningen HER

Spørgsmål?

Ved spørgsmål til Viborg HKs behandling af personoplysninger, er brugeren altid velkommen til at kontakte klubben på følgende måder:

På e-mail: info@vhk.dk

På telefon: +45 86 62 91 06 

Ved brev:

Viborg HK ApS

Tingvej 5, 1. sal

8800 Viborg

CVR. nr.: 36722088

Privatlivspolitik 

Denne Privatlivspolitik er udarbejdet for Viborg HK ApS og gælder for Viborg HK ApS’ virksomhed.

1.    Dataansvarlig

Viborg HK er dataansvarlig for al data indsamlet med det formål at styrke Viborg HK’s daglige drift. 

Hvis du har spørgsmål til Viborg HK’s privatlivspolitik eller til vores behandling af personoplysninger kan du kontakte Viborg HK på ovenstående kontaktoplysninger. 

2.    Beskyttelse af dine personoplysninger

Viborg HK er fast besluttet på at behandle personoplysninger ansvarsbevidst og med tanke på de risici der er ved varetagelsen af disse data. Derfor forpligter Viborg HK sig til at beskytte og bevare personoplysninger sikkert, fortroligt og ansvarsbevidst.

Nedenfor er oplyst, hvordan Viborg HK behandler de oplysninger virksomheden har indsamlet fra kunder, sæsonkortholdere, samarbejdspartnere og lignende. Samtidig er der redegjort for, hvordan personer kan få indsigt i de oplysninger, Viborg HK besidder om vedkommende.  

 3.    Hvilken persondata behandler Viborg HK og hvorfor?

Viborg HK indsamler persondata af forskellige grunde og via forskellige kanaler. Personoplysninger indsamles enten ved:

• at du selv indtaster dem i vores systemer, ved oprettelse af sæsonkort eller tilmelding til nyhedsbrev, eller
• Viborg HK modtager oplysninger om kontaktpersoner i en virksomhed ved at kontakte virksomheden og derved få oplysninger til en given person, eller
• Viborg HK kan modtage dem fra andre organisationer, fx sponsorer og samarbejdspartnere.

De oplysninger, som Viborg HK indsamler, anvendes til forskellige formål alt efter personen, hvis oplysninger der samles, tilknytning til Viborg HK. 

Persondata indsamlet af Viborg HK varierer afhængigt af en persons tilknytning til Viborg HK. 

I nogle tilfælde kan manglende personoplysninger medføre, at Viborg HK ikke kan opfylde sine forpligtelser overfor en person eller virksomhed. 

Viborg HK ApS indsamler og behandler kun almindelige personoplysninger i forbindelse med et kundeforhold i Viborg HK. Det samme gælder indsamling af data på personer, der benytter Viborg HK’s hjemmeside, tilmelder sig nyhedsbreve og deltager i konkurrencer.  

Viborg HK indsamler typisk følgende oplysninger: 

Oplysninger vedrørende vores kunder

Oplysninger, som kunden giver Viborg HK, ved registrering som kunde i klubben, f.eks. kontaktoplysninger (navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer). 

På Viborg HK’s hjemmeside registreres også data for besøgende, som Viborg HK kan benytte til analyse af effektiviteten af hjemmesidens indhold. Det gælder blandt andet oplysninger om besøgendes lokation og tid for besøg. Disse oplysninger benyttes kun til brug ved analyse af sidens effektivitet og ikke til at se øvrig information om brugeren. 

4. Cookies

Viborg HKs hjemmeside anvender cookies for at kunne lave analyse på besøgende og effektiviteten af Viborg HKs hjemmeside.

“En cookie er en lille tekst-fil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder kun tekst, er ikke et program og indeholder ikke virus” – kilde: cookieinformation.com 

Cookies på hjemmesiden sletter sig selv efter et par måneder (kan dog variere). De fornyes dog for hvert nyt besøg. 

Cookies kan til enhver tid slettes eller blokeres af brugeren, hvordan kan ses HER

På Viborg HK’s hjemmeside anvendes cookies til at måle trafik og analysere på hvilke målgrupper siden når ud til. Det er oplysninger som geografi, hvilke sider der besøges, tid på siden, interesser mm. der hentes. Desuden benytter Viborg HK’s Youtube kanal cookies, som har betydning for indstillingerne for afspilning. 

Hovedsageligt bruges cookies til Google Analytics, hvis data Viborg HK benytter til at forbedre kvaliteten af det materiale klubben sender ud. 

5.    Formålet med indsamling af data

Viborg HK ApS indsamler data på brugere, kunder og samarbejdspartnere til forskellige formål rettet mod at styrke brugeroplevelsen for besøgende. Det skal noteres, at ikke alle kategorier af kunder giver de samme oplysninger, da Viborg HK altid forsøger at begrænse den data der samles til blot at indeholde det mest nødvendige. 

Viborg HK indsamler data i forbindelse med kundeforhold og samarbejdsaftaler til brug ved fakturering, inkasso, statistik, invitationer, markedsføring, analyse af hvorvidt billetaftaler benyttes mm. 

Viborg HK indsamler data på deltagere i konkurrencer, tilmelding til nyhedsbreve, køb af sæsonkort mm. Ved deltagelse i konkurrencer på Viborg HK’s Facebook giver brugeren samtidig samtykke til, at den indsamlede data, givet ved deltagelse, deles med Viborg HK’s samarbejdspartnere. En liste over samarbejdspartnere kan ses HER. Dog skal det noteres, at ikke alle samarbejdspartnere kan få adgang til data og pr. 07.06.2018 er det Spar Nord og Alm. Brand, der har haft adgang til nogle af de oplysninger Viborg HK har modtaget fra samarbejdspartnere og øvrige kunder/brugere. 

Data på samarbejdspartnere indlejres i vores CRM system og bruges til vedvarende kontakt omkring kundeforhold. 

Viborg HK er underlagt love og regler i forbindelse med driften af klubben, inkl. indberetnings- og oplysningsforpligtelser. Opfyldelsen af disse love og regler påhviler udelukkende Viborg HK. 

Viborg HK bestræber sig på at sikre samtlige de oplysninger, klubben indsamler, og at oplysningerne er korrekte og opdaterede. Skulle en bruger have brug for at kende eller opdatere de oplysninger, Viborg HK har på vedkommende, bedes denne rette henvendelse til Viborg HK så denne kan opfylde det ønskede. 

6.    Behandlingsgrundlag for indsamling af personoplysninger

Viborg HKs indsamling af personoplysninger sker på baggrund af en af følgende: 

1. Den registrerede har givet samtykke, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1. a eller art. 9, stk. 2. a
2. Registrering er nødvendig for opfyldelse af kontrakt, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1. b
3. Viborg HK er retsligt forpligtet til at besidde data, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1. c
4. Viborg HK kan forfølge en legitim interesse, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1. f

De af Viborg HK indsamlede oplysninger samles for at klubben kan opfylde de forpligtelser den har overfor brugeren. Opgives der ikke de nødvendige personoplysninger kan brugeren ikke garanteres den ønskede service.

7.    Deling af personoplysninger

Viborg HK videregiver kun personoplysninger såfremt brugeren/den registrerede har givet samtykke dertil, videregivelse er nødvendig for at opfylde en kontrakt mellem to parter eller Viborg HK er retsligt forpligtet til at dele oplysningerne. De videregivne oplysninger vil kun være i det omfang det er nødvendigt og vil ikke nødvendigvis omfatte samtlige de oplysninger den registrerede har hos Viborg HK.

Viborg HK kan også videregive eller dele personoplysninger i forbindelse med den almindelige drift af klubben. Det være sig i forbindelse med juridiske spørgsmål, revision, inkasso og opdatering af IT systemer. 

I forbindelse med online marketing kan Viborg HK også dele personoplysninger med online platforme som sociale medier eller mailsystemer. Dette for bedre at være i stand til at rette relevante annoncer mod en bruger. Dette blandt andet via oprettelse af en ‘Facebook Custom Audience’ gruppe, som gør, at Viborg HK kan rette relevant annonce materiale mod de registrerede personer, som klubben har data på. 

Viborg HK benytter også tredjeparter til opbevaring og behandling af data registreret via Viborg HK. Disse tredjeparter er databehandlere og kan ikke anvende persondata modtaget gennem Viborg HK til egen marketing. De af Viborg HK anvendte databehandlere er alle fra EU/EØS lande, der er kendt for at yde optimal beskyttelse af persondata. 

8.    Opbevaringsperiode

Viborg HK opbevarer personoplysninger i henhold til gældende lovgivning. Oplysningerne slettes når de ikke længere benyttes eller er nødvendige for driften af Viborg HK. Oplysninger om sponsorer og samarbejdspartnere kan i nogle tilfælde gemmes i en periode efter endt samarbejde, da håndboldbranchen traditionelt er sikftende i samarbejdsaftaler og virksomheder ofte frasiger sig et samarbejde i en periode for senere at genoptage samarbejdet.  

9.    Organisatoriske, tekniske og sikkerhedsmæssige foranstaltninger

Viborg HK er bevidste om ansvaret der medfølger indsamling af persondata og arbejder altid for at beskytte det indsamlede data bedst muligt. 

Ved afskaffelse af persondata arbejder Viborg HK også for, at det sker på en forsvarlig og ansvarsbevidst måde – digitalt såvel som ved fysisk besiddelse. 

Såfremt en bruger har adgang til Viborg HKs platforme med en kode, er det brugerens ansvar, at koden opbevares forsvarligt og utilgængeligt for andre. 

10.   Brugerens rettigheder

Persondataforordningen sikrer, at en bruger/registreret person har rettigheder i forbindelse med indsamling og opbevaring af dennes data. Viborg HK følger disse rettigheder, og ved ønske om at gøre brug af disse rettigheder skal en registreret bruger henvende sig til Viborg HK på info@vhk.dk

I Persondataforordningen kapitel 3 står den registreredes rettigheder beskrevet. 

Her står blandt andet, at den registrerede har ret til at få oplyst de personoplysninger Viborg HK besidder på personen. Samtidig har den registrerede ret til at få rettet eller slettet sine oplysninger ved henvendelse til Viborg HK. 

11.   Klage

Ønsker registrerede at klage over Viborg HKs indsamling eller behandling af data, kan registrerede rette henvendelse til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

Viborg HK vil dog gerne høre fra registrerede, hvis denne oplever problemer, da klubben altid vil arbejde for at skabe tilfredshed hos samarbejdspartnere, kunder mm. 

12.   Opdatering 

Viborg HK opdaterer dennes persondatapolitik såfremt der sker ændringer i måden, hvorpå Viborg HK behandler, indsamler og opbevarer data.